Prema prikupljenim pokazateljima, 3 posto ukupnog prihoda neke kompanije troši se na ispis dokumenata, što samo treba pomnožiti s konkretnim brojkama koje vrijede unutar vaše tvrtke kako bi se shvatilo da se radi o nemalom iznosu. Štoviše, prema istom istraživanju, izravni troškovi ispisivanja dokumenata 10 puta premašuju stvarne potrebe ureda. U tom pogledu, ostvarivanje ideala "ureda bez papira" doista izgleda kao prvotravanjska šala.

Uz izravne troškove, poput papira i tonera, uz ispis dokumenata vežu se i brojni neizravni troškovi, kao što su održavanje sustava pisača, popravak opreme, edukacija korisnika za rad s novim pisačima itd. Rezultati pokazuju da čak 50 posto mrežnog prometa otpada na slanje dokumenata na ispis, a 23 posto poziva službi za korisnike vezano je uz probleme s pisačima.

Kako, dakle, smanjiti sve te troškove koji danas, više nego ikada, predstavljaju nepotrebni uteg u poslovanja?

Ponajprije, važno je razumjeti strukturu troškova vezanih uz ispis dokumenata. Neke će možda iznenaditi činjenica da samo 30 posto troškova otpada na opremu, dok su svi ostali troškovi vezani uz ranije navedene popratne aktivnosti. Kako bi uveli najprikladniji sustav uštede, neophodno je unutar kompanije napraviti analizu vrste ispisa. Znate li koliko dokumenata ispisujete u boji? Koliko je njih uistinu neophodno? Koliko pisača imate u uredu? Koliko stranica teksta ili slika vaši zaposlenici ispisuju za privatne potrebe?

Sve su to pitanja na koje nije lako dati odgovore napamet, no uvođenjem centralnog sustava upravljanja dokumentima za ispis koji ima mogućnost stvaranja dnevnih, tjednih i mjesečnih izvještaja, taj problem nestaje u potpunosti.

Canonovo istraživanje je pokazalo gdje se skrivaju "crne rupe" u uredskom budžetu te kako ih najjednostavnije riješiti.

Tek 9 posto svih dokumenata koji se šalju na ispis dulji su od 10 stranica, no oni predstavljaju čak 60 posto ukupnih troškova. Postoci su još viši radi li se o tisku u boji. Taj je problem najjednostavnije riješiti pravovremenim planiranjem i naručivanjem takvih "većih" poslova kod profesionalnih tiskara – što današnjim korištenjem web-to-print usluga ne predstavlja nikakav problem.

Osim tog, klasične su uredske boljke jednostrano ispisivanje dokumenta i nepotrebno ispisivanje dokumenata u boji, što se može riješiti automatskim podešavanjem pisača na crno-bijeli, obostrani ispis.

Konačno, jedno od ključnih rješenja jest korištenje manjeg broja pisača. Umjesto da svaki stol ili svaki ured imaju zaseban pisač, i to najčešće drugog proizvođača, preporuča se korištenje zajedničkog mrežnog pisača. Na taj se način pojednostavljuje upotreba jer svi zaposlenici koriste isti pisač s čijim su mogućnostima vrlo podrobno upoznati te na njega mogu slati dokumente na ispis bez obzira na kojoj se radnoj stanici u uredu nalaze te očekivati jednake i predvidive rezultate. Na taj se način smanjuje i broj upravljačkih programa te intervencija korisničkih servisa zbog brojnih kvarova opreme.

Iako u početku izgledaju kao skuplja investicija, multifunkcionalni se uredski strojevi vrlo brzo pokazuju isplativima jer u sebi integriraju različite uređaje kao što su telefaks, skener i pisač, a samom integracijom koriste i manje energije od više zasebnih uređaja.